Program
management
de patstelling
Regie waar complexiteit de overhand heeft
Complexe opgaven lopen zelden alleen vast op de inhoud. Ze lopen vast op onduidelijke verantwoordelijkheden, botsende belangen en besluiten die telkens opnieuw ter discussie worden gesteld. Wij brengen structuur aan en geven richting, zodat een programma weer bestuurbaar wordt en voortgang niet meer van toeval afhangt.
Herken je één van
deze situaties?
- Iedereen is betrokken, niemand heeft het overzicht
- Besluiten worden genomen en daarna opnieuw opengebroken
- Verantwoordelijkheden zijn niet belegd
- Het programma raakt meerdere organisaties met verschillende belangen
- De planning schuift, zonder dat iemand kan aanwijzen waarom
Structuur die richting geeft
Een programma is meer dan een verzameling projecten met een gezamenlijke naam. Het vraagt om een structuur waarin duidelijk is wie waarover besluit, en om doelen die tegen elkaar zijn afgewogen. Of we nu een programma opnieuw inrichten of vanaf de start opbouwen, we beginnen op dezelfde plek: met de vraag wat er werkelijk speelt.
Wij kijken daarvoor altijd naar drie dingen tegelijk. Naar de structuur: zijn rollen, mandaten en besluitvorming helder belegd, en weet iedereen wie waarvoor aan zet is. Naar de inhoud: zijn de doelen gewogen op urgentie, beïnvloedbaarheid en rolverdeling, of staat alles nog naast elkaar. En naar de cultuur: werkt het team als geheel, of werkt iedereen betrokken maar los van elkaar.
Pas als dat beeld er ligt, maken we keuzes. Dan volgt een faseplan met een gerichte selectie van inspanningen, in een structuur die de organisatie zelf kan overnemen.
Referentie
Gemeente Barneveld
- Program management
Voor het programma Waardevol Landelijk Gebied was Ingrid Jansen op interim basis programmamanager. Een opgave waarin landbouw, natuur, water en ruimtelijke ontwikkeling samenkomen, met meerdere partijen en belangen aan tafel.
“Ingrid brengt scherpte en richting in complexe opgaven waarin veel belangen samenkomen. Ze ziet snel wat nodig is, maakt bespreekbaar wat de voortgang belemmert en vertaalt dit naar heldere keuzes en concrete stappen. Daarbij verbindt ze bestuurlijke ambities met wat de organisatie nodig heeft om tot uitvoering te komen.”
Arianne Hollander
Concerndirecteur Leefomgeving, gemeente Barneveld
Veelgestelde vragen
Dat verschilt per opgave. Een programma dat opnieuw moet worden ingericht vraagt doorgaans enkele maanden voordat de structuur staat en de eerste besluiten zijn genomen. Daarna bouwen we de inzet af naarmate de organisatie het overneemt. Waar dat moment ligt, spreken we vooraf af.
We beginnen met een diagnose langs drie lijnen: structuur, inhoud en cultuur. Daaruit volgt een scherp beeld van wat het programma tegenhoudt en welke keuzes als eerste gemaakt moeten worden. Dat landt in een faseplan waar team en opdrachtgever achter staan. Daarna gaan we aan de slag, met vaste voortgangsmomenten.
Dat kan, maar het is niet het doel. Wij bouwen geen afhankelijkheid. Elk traject is erop gericht dat de organisatie zelf verder kan. Blijkt er daarna nog een rol nodig, dan spreken we dat apart af, meestal beperkt en op afstand.
Dat hangt af van de omvang van het programma en de rol die we vervullen. We werken met een uurtarief of met een vaste prijs voor een afgebakende opdracht. Na een eerste gesprek weet je waar je aan toe bent. Aan dat gesprek zijn geen kosten verbonden.
