Privacy verklaring

Wanneer geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die JCA verwerkt in het kader van haar dienstverlening waaronder de verwerking van gegevens van opdrachtgevers en hun contactpersonen, de verwerking van kandidaatgegevens binnen Executive Search en Interim Management, en het gebruik van de website www.jca.nl.

Deze privacyverklaring is onder meer van toepassing op: contactpersonen bij opdrachtgevers en (potentiële) opdrachtgevers, kandidaten en referenten binnen Executive Search en Interim Management, bezoekers van de website, aanmelders voor de nieuwsbrief JCA Notes, en overige personen die op andere wijze contact met JCA opnemen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect naar een natuurlijk persoon te herleiden zijn, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer of IP-adres. Als u meer wilt weten over persoonsgegevens en uw rechten, kunt u terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Gegevens via de website (contactformulier, doorbraaksessie en nieuwsbrief)
Via het contactformulier op de website verwerken wij de voor- en achternaam, het e-mailadres, de organisatie, het onderwerp en het door de bezoeker ingevulde bericht van de betrokkene. Het telefoonnummer is daarbij optioneel. Bij het aanvragen van een doorbraaksessie verwerken wij daarnaast de voorkeursdatum en het voorkeursmoment die de betrokkene heeft opgegeven. Deze gegevens gebruiken wij om contact met de betrokkene te leggen, vragen te beantwoorden en, indien van toepassing, een doorbraaksessie in te plannen. De grondslag hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst (of de voorbereiding daarvan) dan wel ons gerechtvaardigd belang om op verzoeken te reageren.

Nieuwsbrief JCA Notes
Voor de nieuwsbrief JCA Notes verwerken wij het e-mailadres en de voornaam van de betrokkene; de achternaam is optioneel. De verzending van de nieuwsbrief verloopt via Mailchimp en iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. De grondslag voor deze verwerking is de toestemming van de betrokkene, die op elk moment kan worden ingetrokken via de afmeldlink in de nieuwsbrief.

Kandidaatgegevens binnen Executive Search en Interim Management
Binnen onze dienstverlening op het gebied van Executive Search en Interim Management verwerken wij persoonsgegevens van kandidaten. Kandidaten komen voornamelijk in beeld via e-mail en ons netwerk, en wij benaderen kandidaten daarnaast actief via LinkedIn. Wij nemen geen gegevens uit LinkedIn-profielen over in een eigen kandidatenbestand. Geïnteresseerde kandidaten kunnen hun cv per e-mail toesturen. Ontvangen cv’s worden opgeslagen op de computer respectievelijk in OneDrive van JCA; de mailbox wordt niet als bewaarplek voor cv’s gebruikt. Wij gebruiken deze gegevens voor kennismaking, beoordeling en matching met een mogelijke functie of interimopdracht. De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van (de voorbereiding van) een overeenkomst, dan wel ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van een netwerk van geschikte kandidaten.

Indien een kandidaat daarvoor toestemming heeft gegeven, bewaren wij het cv van de kandidaat langer dan de duur van de betreffende procedure, met het oog op het benaderen van de kandidaat voor toekomstige passende functies of interimopdrachten. Deze toestemming wordt gevraagd en vastgelegd per e-mail op het moment dat het cv wordt ontvangen. Cv’s die op deze grondslag worden bewaard, worden uiterlijk één jaar na het laatste contact met de kandidaat verwijderd, tenzij de kandidaat de toestemming eerder intrekt of opnieuw toestemming verleent.

Referentiegegevens
Referenten worden door ons pas benaderd na afstemming met de kandidaat. Dit gebeurt doordat de kandidaat op ons verzoek contactgegevens van referenten aanlevert die wij voor de betreffende procedure mogen benaderen, of doordat referentieonderzoek onderdeel is van de procedure en de kandidaat vooraf toestemming heeft gegeven om de opgegeven referenten te benaderen. Indien referentieonderzoek onderdeel is van een selectieprocedure, leggen wij de voor de beoordeling relevante uitkomsten van de referentiegesprekken vast en delen wij deze met de betreffende opdrachtgever. Deze uitkomsten worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de betreffende selectieprocedure en worden na afronding van de procedure verwijderd, tenzij bewaring noodzakelijk is voor de vastlegging of afhandeling van de opdracht.

Gegevens van opdrachtgevers en contactpersonen
Van opdrachtgevers en hun contactpersonen verwerken wij naam en contactgegevens van de relevante contactpersonen, alsmede de bedrijfsnaam en het KvK-nummer, ten behoeve van het opstellen van offertes, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, en het versturen van facturen.

Gegevens van medewerkers en betrokkenen bij Program Management en Change Management
Binnen onze dienstverlening op het gebied van Program Management en Change Management verwerken wij, naast de gegevens van de contactpersoon bij de opdrachtgever, ook persoonsgegevens van andere bij het programma of verandertraject betrokken personen, zoals leden van de stuurgroep, projectleden, leidinggevenden en medewerkers van de opdrachtgever. Het gaat daarbij om naam, functie, rol binnen het programma of traject, en de bijdragen, bevindingen en voortgangsgegevens die wij in het kader van onze opdracht vastleggen, bijvoorbeeld naar aanleiding van interviews, werksessies, documentanalyse, voortgangsrapportages of evaluaties. Deze gegevens gebruiken wij om de opdracht van de opdrachtgever uit te voeren, waaronder het adviseren over en begeleiden van governance, sturing, samenwerking en verandertrajecten, en het opstellen van rapportages en adviezen ten behoeve van de opdrachtgever.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens instructies van de betreffende opdrachtgever, ten behoeve van de uitvoering van de opdracht (waaronder het adviseren over en begeleiden van governance, sturing, samenwerking en verandertrajecten, en het opstellen van rapportages en adviezen). De opdrachtgever is voor deze gegevens verwerkingsverantwoordelijke en is er verantwoordelijk voor dat er een geldige grondslag bestaat voor het verstrekken van deze gegevens aan ons en voor de verwerking daarvan door ons in opdracht van de opdrachtgever, bijvoorbeeld jegens diens eigen medewerkers. Wij zijn in dat kader verwerker in de zin van de AVG.

Bevindingen die in dit kader worden vastgelegd, kunnen naar hun aard gevoelig zijn, bijvoorbeeld omdat zij zien op onderlinge samenwerking, functioneren of veranderbereidheid. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om, verwerken deze uitsluitend voor het doel dat de opdrachtgever ons heeft opgedragen, en delen bevindingen over individuele personen niet verder dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Voor vragen over de verwerking van uw gegevens in dit kader, of om uw rechten (zoals beschreven onder “Wat zijn uw rechten?”) uit te oefenen, kunt u zich in de eerste plaats wenden tot de betreffende opdrachtgever, die als verwerkingsverantwoordelijke uw verzoek kan beoordelen en beantwoorden. U kunt zich daarnaast ook tot ons wenden via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring, waarna wij uw verzoek zo nodig doorzetten naar de betreffende opdrachtgever.

Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens altijd op basis van een duidelijke en wettelijke grondslag. Dit kan zijn: de uitvoering van een overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting, of het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen, zoals het verbeteren van onze dienstverlening. Wanneer u onze website bezoekt en daarvoor toestemming geeft, kunnen analytische of functionele cookies worden geplaatst. Wij verwerken gegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat en voor zover dit noodzakelijk is voor het beoogde doel.

Alle gegevens worden zorgvuldig verwerkt en beveiligd. We respecteren de privacy van iedere betrokkene en zorgen ervoor dat alleen de noodzakelijke informatie wordt gebruikt voor het beoogde doel. Persoonsgegevens worden nooit zonder duidelijke reden gedeeld met derden, en wanneer dit nodig is, gebeurt dit altijd op een veilige en gecontroleerde manier. Bij vragen over de verwerking van gegevens of voor het uitoefenen van rechten, kunnen betrokkenen contact opnemen met JCA. We verwerken uw gegevens altijd zorgvuldig, met respect voor uw privacy en binnen de kaders van de wet.

Hoe komen we aan uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens voornamelijk rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer deze het contactformulier invult, een doorbraaksessie aanvraagt, zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, of een cv toestuurt. Kandidaatgegevens kunnen daarnaast worden verkregen via ons netwerk, via LinkedIn (bij het actief benaderen van kandidaten), of via referenten die door de kandidaat zijn opgegeven. Contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers kunnen ook via de betreffende organisatie worden verkregen.

Beveiliging van uw persoonsgegevens.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.

Onze systemen en communicatiemiddelen zijn zorgvuldig beveiligd om te voorkomen dat uw gegevens in verkeerde handen vallen. De website van JCA wordt gehost op Nederlandse LiteSpeed-servers; de websitebeheerder verzorgt de beveiliging hiervan en gebruikt daarbij een server- en applicatiefirewall. Voor het inloggen op de website is tweestapsverificatie ingesteld. Toegang tot kandidaatdossiers wordt beperkt tot degenen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

JCA bewaart persoonsgegevens zolang dit nodig is om de overeengekomen diensten uit te voeren en zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Voor factuurgegevens geldt bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Inzendingen via de contactformulieren op de website worden na twee jaar automatisch verwijderd.

Cv’s en kandidaatgegevens worden bewaard voor de duur van de betreffende procedure en, indien de kandidaat daarvoor toestemming heeft gegeven, tot uiterlijk één jaar na het laatste contact met de kandidaat ten behoeve van toekomstige functies of interimopdrachten. Uitkomsten van referentiegesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de betreffende selectieprocedure.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het beoogde doel, worden ze op een veilige manier verwijderd of geanonimiseerd. Betrokkenen hebben altijd het recht om inzage te vragen in de gegevens die wij van hen verwerken en kunnen een afschrift opvragen of verzoeken om correctie of verwijdering van hun gegevens, voor zover dit binnen de wettelijke kaders mogelijk is.

Met wie delen we uw gegevens?

Wij delen kandidaatgegevens, cv’s en kandidaatprofielen pas met een opdrachtgever nadat wij dit met de betreffende kandidaat hebben afgestemd. Uitkomsten van referentiegesprekken worden gedeeld met de betreffende opdrachtgever indien referentieonderzoek onderdeel is van de selectieprocedure en de kandidaat hiervoor toestemming heeft gegeven. Voor het overige delen wij persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is, zoals met dienstverleners die de website, formulieren, nieuwsbrief of gegevensopslag voor ons verzorgen (waaronder de websitebeheerder, Gravity Forms, Mailchimp, en Microsoft OneDrive respectievelijk SharePoint), of met de Belastingdienst op grond van wettelijke verplichtingen. Wij beperken de gegevensdeling tot wat strikt noodzakelijk is en sluiten waar vereist verwerkersovereenkomsten met deze partijen.

Cookies

Wij maken gebruik van functionele cookies om de bruikbaarheid van de website te optimaliseren. Deze cookies helpen bijvoorbeeld om de contactgegevens die een bezoeker invult in het contactformulier te onthouden. Daarnaast gebruiken we analytische cookies om inzicht te krijgen in aspecten zoals het aantal bezoekers van een webpagina.

U hebt zelf controle over welke gegevens wij via cookies mogen gebruiken. Wanneer u ons toestemming hebt gegeven om uw websiteprofiel te personaliseren op basis van uw browse- en zoekgedrag, kunnen wij de website speciaal afstemmen op deze voorkeuren, waardoor het gebruik ervan persoonlijker en gemakkelijker wordt. Dit realiseren we door middel van cookies. Op onze website gebruiken we de volgende typen cookies:

• Functionele cookies: zoals sessie- en (eventuele) inlogcookies, die ons helpen informatie over uw huidige bezoek op te slaan en basisfuncties van de website mogelijk maken; en
• Analytische cookies: worden gebruikt om inzicht te krijgen in hoe bezoekers omgaan met onze website, zoals het aantal bezoekers en de meest bezochte pagina’s. Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot u als individu.

Waar bewaren we uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dit betekent dat wij uw gegevens ook binnen de EER opslaan. Heeft u hier vragen over? Neem dan gerust contact met ons op.

Wat zijn uw rechten?

Als klant (of andere betrokkene van wie wij persoonsgegevens hebben verwerkt wordt u expliciet gewezen op uw rechten conform de AVG, waaronder het recht op inzage en een afschrift van uw gegevens, het recht op rectificatie van onjuiste gegevens, het recht op beperking van de verwerking, het recht van bezwaar tegen gegevensverwerking op basis van een gerechtvaardigd belang, en het recht op intrekking van toestemming (waar van toepassing).

Daarnaast heeft u het recht om een overzicht te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Indien uw persoonsgegevens onjuist, onvolledig of niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, kunt u verzoeken deze te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor direct marketing of gepersonaliseerde inhoud, en u kunt onder bepaalde omstandigheden ook verzoeken om beperking van de verwerking. Verder heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid, wat betekent dat u uw persoonsgegevens in een digitaal formaat kunt opvragen om deze aan een andere organisatie te verstrekken. U kunt ook altijd uw eerder gegeven toestemming voor de verwerking intrekken.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij streven ernaar dergelijke verzoeken zo snel mogelijk af te handelen en reageren uiterlijk binnen vier weken. Bent u niet tevreden met onze reactie, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kunt u een verzoek of klacht indienen?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door JCA kunt u een e-mail sturen naar info@jca.nl.

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) door organisaties. Als u van mening bent dat wij niet (volledig) voldoen aan de geldende regels voor de bescherming van persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen. Wij helpen u graag om samen tot een oplossing te komen. Daarnaast heeft u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij behandelen elk verzoek en elke klacht binnen 30 dagen. Bij meerdere verzoeken of klachten, of bij een complex verzoek, kan de behandeling wat langer duren. In dat geval nemen wij uiterlijk binnen 60 dagen contact met u op. Mogelijk vragen wij u zich te identificeren. Hiervoor zullen wij u verzoeken bepaalde gegevens te verstrekken om te verifiëren dat u de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn.

Wijzigingen in de privacyverklaring en privacybeleid

Privacywet- en regelgeving kunnen veranderen. Daarom is ons privacybeleid nooit helemaal af. Wij doen ons best om het beleid up-to-date te houden en kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen als dat noodzakelijk is. Als deze wijzigingen voor u belangrijk zijn, zullen wij u hier op een duidelijke manier over informeren. De meest actuele versie van onze privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website.